Wydanie nr 11/11/2025 z dnia 11 listopada 2025 roku, ISSN 2392-215X
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wystartuje 1 lutego 2026 roku i obejmie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury. System ma usprawnić raportowanie i ograniczyć nadużycia podatkowe, ale jednocześnie budzi obawy wśród firm, które zastanawiają się nad alternatywami.
Wielu przedsiębiorców pyta dziś doradców podatkowych, czy po wejściu KSeF nie lepiej wrócić do rachunków, które nie muszą być wprowadzane do systemu. Jak się okazuje — to rozwiązanie wciąż jest dopuszczalne przez prawo.
Zgodnie z art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, jeśli przepisy nie nakładają obowiązku wystawienia faktury, przedsiębiorca może – na żądanie klienta – wystawić rachunek potwierdzający sprzedaż lub wykonanie usługi.
Z kolei art. 106b ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT (zarówno ze względu na obrót, jak i przedmiot działalności) nie muszą wystawiać faktur, o ile nabywca tego nie zażąda.
Oznacza to, że jeśli klient zgodzi się na rachunek, sprzedawca nie musi korzystać z KSeF. Dotyczy to m.in. firm świadczących usługi edukacyjne, medyczne, ubezpieczeniowe czy wynajmujących mieszkania na cele mieszkaniowe.
Jak tłumaczą eksperci, żaden przepis nie zabrania powrotu do rachunków. Przedsiębiorca może więc część transakcji dokumentować fakturami, a część rachunkami – w zależności od tego, czego oczekują jego klienci.
W praktyce jednak niewielu klientów nalega na faktury, jeśli transakcja jest zwolniona z VAT – i tak nie mogą odliczyć podatku. Co więcej, koszt uzyskania przychodu można rozliczyć również na podstawie rachunku.
– Przykładowo, właściciel szkoły językowej, który jest zwolniony z VAT, może wystawiać swoim klientom rachunki zamiast faktur ZW – o ile klient się na to zgodzi – tłumaczą doradcy podatkowi.
Nie do końca. Nawet jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na rachunki przy sprzedaży zwolnionej z VAT, nadal będzie musiał odbierać faktury zakupowe przez KSeF.
Dodatkowo, jeśli klient – inny przedsiębiorca – zażąda faktury, sprzedawca i tak będzie musiał ją wystawić i przesłać do systemu.
Eksperci przewidują więc, że mimo pewnych korzyści, rachunki nie wrócą masowo do łask. Przedsiębiorcy są przyzwyczajeni do faktur, a większość programów księgowych nie ma już funkcji wystawiania rachunków.
Wprowadzenie KSeF to rewolucja w raportowaniu sprzedaży. Rachunki pozostają legalną alternatywą dla faktur, ale nie stanowią sposobu na całkowite ominięcie systemu. Przedsiębiorcy, zwłaszcza ci zwolnieni z VAT, mogą jednak rozważyć ich stosowanie, jeśli klienci nie potrzebują faktur.
Źródło:
Na podstawie artykułu Przemysława Wojtasika, „Rachunki nie muszą być w KSeF. Czy wrócą do łask?”, Rzeczpospolita (rp.pl